Um Ihre Daten aus ingenious.V12 auch in anderen Anwendungen zu verwenden oder auszudrucken, bietet Ihnen ingenious.V12 die komfortable Export-Funktion „Freie Auswertung“ an (wird teilweise auch unter dem Begriff ASCII Export verwendet, z. B. in der Benutzerverwaltung). Sie finden diese Funktion unter dem Menüpunkt „Kontakte/Freie Auswertung“.
Wenn Sie auf den Menüpunkt klicken öffnet sich das Druckabfragefenster, treffen Sie hier die gewünschten Einstellungen und klicken Sie auf „OK“.
Es öffnet sich dann der so genannte Schnellberichtseditor, welcher aus drei Hauptbereichen besteht. Weitere Erläuterungen zur Funktionsweise des Schnellberichtseditors finden Sie in Kapitel 9.3.
Ansicht der Exportfunktion
Merke:
A) Alles was sich im Auswahlbereich befindet, kann man exportieren.
B) Alles was sich im Exportbereich befindet wird exportiert.
C) Im Sortierbereich kann man die zu exportierenden Daten evtl. noch sortieren.
Übung zur Freien Auswertung
1. In dieser Übung sollen alle Kontakte des Vertreters Rudi Ratlos in eine .txt Datei zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel exportiert werden. Die Daten sollen nach PLZ sortiert werden.
Die Auswahl der Datensätze erfolgt zunächst über den Listen-Filter „Vertreter“.
2. Wählen Sie im Hauptmenü den Eintrag „Kontakte/Freie Auswertung“. Im erscheinenden Druckdialog-Fenster wählen Sie die Option „Alle Aufgerufenen“ und bestätigen diese mit der Schaltfläche „OK“.
3. Im Schnellbericht-Fenster bringen Sie die Felder „Matchcode“, „Kundennummer“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ aus dem Auswahlbereich in den Exportbereich. Dazu haben Sie 2 Möglichkeiten. Entweder klicken Sie doppelt auf die entsprechenden Felder oder Sie ziehen die Felder mit der Maus (Drag & Drop genannt) aus dem Auswahlbereich in den Exportbereich!
4. Sortieren Sie Ihren Export nach der Postleitzahl. Entweder ziehen Sie das Feld „Postleitzahl“ per Drag & Drop in den Sortierbereich oder Sie markieren das Feld und klicken anschließend auf die Schaltfläche 
zum Übertragen des Feldes.
5. Wählen Sie im Menü den Eintrag „Datei/Ziel/Textdatei“ aus.
6. Wählen Sie im Menü den Eintrag „Datei/Erzeugen…“ aus.
7. Es erscheint der Standarddialog von Windows zum Abspeichern von Dateien. Wählen Sie einen Pfad aus und vergeben Sie einen Dateinamen.
Windows Standarddialog
8. Nachdem Sie die Datei gespeichert haben, können Sie den Schnellberichtseditor schließen. Starten Sie nun das Programm „Microsoft Excel“ auf Ihrem PC und wählen Sie dort den Menüpunkt „Datei/Öffnen“.
9. Es erscheint das Windows-Standardfenster zum Öffnen von Dateien. Suchen Sie die gerade exportierte Datei „Export1.txt“ und öffnen Sie diese. Es erscheint der „Textkonvertierungs-Assistent“. Lassen Sie die Standardeinstellungen bestehen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“.
Ihre Excel-Tabelle sieht nun folgendermaßen aus.
Wie Sie sehen, befinden sich in der Tabelle die ausgewählten Datensätze untereinander aufgelistet, mit der jeweiligen Spaltenbezeichnung in der obersten Zeile. Alle sind aufsteigend nach der Postleitzahl sortiert. Mit Hilfe der Textdatei (*.txt) können Sie ihre Daten nun ohne Probleme in jedes andere Programm importieren, um sie dort weiter zu bearbeiten.
Aber natürlich bietet Ihnen die Funktion „Freie Auswertung“ noch mehr. So können Sie Ihren Export auch nach ausgeblendeten, also nicht sichtbaren Feldern sortieren. Um dies zu tun, müssen Sie lediglich das Feld, welches nachher nicht in der exportierten Datei auftauchen soll, ausblenden. Dies geschieht im Exportbereich. Einfach mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Feld klicken und aus dem jetzt erscheinenden Kontextmenü den Eintrag „Ausblenden“ auswählen.
Als Erkennungsmerkmal wird das Feld nun mit einem grauen Karogitter überzogen. In der exportierten Datei erscheint jetzt das ausgeblendete Feld nicht mehr, es wird aber immer noch danach sortiert.
In der Export-Funktion können Sie auch bestimmen, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. Um dies zu tun, genügt ein Klick auf das Dreieck neben dem Feld im Sortierbereich, nach dem sortiert werden soll.